ועדת ביקורת - סיכום שנתי 2018 לחברי אגודת יעד

ועדת ביקורת • כניסות

קבצים מצורפים:

סיכום שנתי 2018 מוגמר -לפרסום 20181108-1500

‏‏8 נובמבר, 2018

 

ועדת ביקורת - סיכום שנתי 2018 לחברי אגודת יעד

(מצורף גם קובץ pdf נוח לקריאה וקישורים)

 

פרק א' - מבוא

פעילות ועדת ביקורת נחלקת לשתי תקופות: תקופה I החלה עם בחירת הועדות בחודש נובמבר 2017 בה נבחרו טל שחור; צבי פינסקי; נחמיה קופמן. בפברואר התפטר צבי. במרץ התפטר טל.

בתקופה זו התנהלו דיונים ממושכים על תכנית העבודה השנתית של הועדה בהם התגלעו אי-הסכמות בנושאים מהותיים. הועדה קיימה 2 ישיבות, הוכן פרוטוקול אחד ולא הגענו להסכמה משותפת ולכן לא נחתם.

בינואר 2018 התקבלה פנייה מחבר האגודה בנושא גני תשע"ז. במאמץ רב הגענו להסכמה על הנושאים שעלינו לברר עם המזכירות. בסוף ינואר נפגשנו עם נציגי המזכירות. למחרת השיחה הוכנה טיוטת סיכום הפגישה לדיון פנימי. על נוסח טיוטת סיכום הפגישה התקיימו דיונים ארוכים. צבי שבאותה עת בה ארע האירוע שגרם ל”תקלה” בפעולת המזכירות שימש כיו"ר המזכירות, התבקש להימנע מלהביע דעה בנושא. צבי החליט להתפטר. טל ונחמיה התקדמו בדיון הפנימי בניסיון להגיע לסיכום מוסכם, ולאחר פרק זמן קצר התפטר טל. מיד לאחר מכן חסמה המזכירות הנוכחית את ערוץ ועדת ביקורת והפסיקה לשתף פעולה.

בחודש אפריל 2018 החלה תקופה II עם היבחרם של יוסי; יגאל; אלי; אשר הצטרפו לנחמיה ומאותו מועד התחילה הועדה המחודשת לפעול בצורה מאומצת, לנסות לגשר על פער הזמנים ולבצע מירב פעולות ביקורת בזמן הקצר שנותר.

מאפריל ועד בכלל קיימה הועדה 13 ישיבות שבהן נידונו והוחלטו הנושאים הבאים:

  1. נחמיה נבחר כיו"ר הועדה.
  2. החלטנו על תכנית העבודה שנתית.
  3. יוסי נבחר להיות איש הקשר של הועדה עם המזכירות וגם התבקש לנסות להיטיב את האוירה.
  4. המשכנו לבדוק את תלונת החבר כנגד המזכירות על בִּיוּש ובעקבותיה בדיקת "התקלה" ברישום הילדים לגני-חובה תשע"ז. הנושא נבדק בצורה יסודית, התקיימו עליו דיונים במרבית הישיבות ובתום הבדיקה פורסם לחברים דוח מפורט (ראו דוח הועדה שפורסם בערוץ ועדת ביקורת ביום 27/8/2018).
  5.  בדיקת פרוטוקולים של המזכירות משנת 2017 ועד בכלל. כל הממצאים מטופלים תחת השם "נושאים שוטפים".
  6. פניות נוספות של חברים:
    1. מס על בעלי כלבים (התקבלה בדמדומי התקופה הראשונה, התייתרה בעקבות דיון בפרלמנט בנושא והחלטת המזכירות שלא לגבות את המס);
    2. סלילת כביש עוקף לבניית שלב ט' -2 פניות –   ראו פרוט בפרק ב' בהמשך בהמשך;
    3. השכרת בתים - החבר הפונה התבקש לפנות תחילה לקבלת הסבר מהמזכירות. אם תגובת המזכירות, לדעת החבר, סותרת  את תקנון האגודה או פוגעת באינטרסים שלו, הוא מוזמן לשוב ולפנות בנושא לועדה.
  7. בדיקת תהליך קבלת ההחלטות בנושא קיר התמך של הגנים שקרס בפברואר השנה.
  8. בדיקת ניהול משק המים באגודה וברור פחת המים החריג.
  9.  נוהל הצבעות בקלפי.
  10. אתר סאמדיי – בדיקת חוזה האגודה מול הספק.
  11. נוהל עבודת הועדה לאחר התפטרות חברים וירידה ממספר חברים מזערי נדרש (המניין החוקי, quorum).

 

לראשונה הועדה שומרת את כל המידע (למעט דיונים בדוא"ל) בספרית Dropbox בענן כך שבתום תקופת הכהונה ניתן להעביר את המידע לבאים אחרינו.

 

המזכירות ביקשה להיפגש עם הועדה להצגת תכנית העבודה השנתית. הישיבה תואמה ליום 19/8. זמן קצר לפני מועד הפגישה המזכירות הודיעה על דחייתה (למעשה על ביטולה).

 

בתאריך 20/9 התקבל בועדה מכתב מכתב בו מודיעה המזכירות לועדה כי היא מנתקת כל קשר עם הועדה וכי לא תגיב יותר לפניותינו אליה. (ראו פירסום הועדה מיום 30/10 שנושאו: 'פנייה חריגה לציבור בעקבות סרוב המזכירות לשתף פעולה והסתרת מידע')

 

 

פרק ב': פרוט פעילות הביקורת בתקופה אפריל-אוקטובר 2018

  1. תקלה בטיפול רישום לגני-חובה תשע"ז (2016)

בעקבות הארוע ודיון עם נציגי המזכירות התקיימו בועדה מספר דיונים שבעקבותיהם גובש דוח הועדה שפורסם לציבור ביום 27/8/2018 בערוץ ועדת ביקורת באתר המושבי (סאמדיי).

במעקב אחר טיפול המזכירות בהמלצות דוח ביקשה הועדה השלמת נתונים ודיווח ביצוע המסקנות  - נכון למועד חתימת הדוח לא פירסמה המזכירות בציבור את נוהל הרישום לגני-חובה שלא יאפשר לחזור על ה"תקלה" המתוארת בדוח, וגם לא התקבלה בועדה כל תשובה או הבהרה מצד המזכירות לשאלות המעקב שהועברו אליה.

 

  2. ארועים שיש להתייחס אליהם בעקבות התפטרות חברים מועדת ביקורת:

המזכירות חסמה את ערוץ ו. ביקורת בסאמדיי; לא הגיבה לפניות מהועדה;

בעקבות פניית הועדה לרשם האגודות בשאלה: "האם ניתוק הקשר של המזכירות היא פעולה שבסמכותה" התקבלה תגובה שעיקרה: "...לאור האמור, כל עוד לא פחת מספר חברי ועדת הביקורת מהמניין החוקי הוועדה יכולה להמשיך לפעול בהרכב חסר למשך שלושה חודשים, לאחר מכן ועד להשלמת ההרכב פעולה מוקפאת". לנוכח תשובה זו, ממליצה הועדה כי על האגודה להביא להצבעת האסיפה לועדת ביקורת לפחות 2 חברים נוספים מעבר למספר החברים המזערי הנדרש כך שיוכלו להיכנס לפעולה בעת הצורך ללא דיחוי ושיהוי.

הועדה ממליצה:

  • חבר שמתפטר מהועדה, מסיבות שאינן אישיות, חייב לפרסם לציבור מכתב התפטרות בו יפרט את הסיבות שהביאו אותו להתפטר מהועדה.
  • חבר ועדת ביקורת שכיהן קודם לכן במזכירות יהיה מנוּעַ מלבקר נושאים שיש להם נגיעה לנושאים בהם עסקה המזכירות בתקופתו.

 

   3. ניהול משק המים באגודה ומעקב אחר פחת-המים במשק המים בניהול האגודה:

(פחת-מים: הינו ההפרש השלילי בין כמות המים שהאגודה מספקת לצרכנים לבין כמות המים שהאגודה קונה ממקורות. נובע מאיבודי מים, פיצוצים וזליגות בצנרת).

לאור פחת-מים משמעותי שארע בשנים 2016;2017, ובעקבותיו האגודה נקנסה ע"י רשות המים בסכומים שלא זכו לגילוי נאות בשעתו, ומאידך, לאחר העלאת מחירי המים משקלים בודדים לכ- 10 ₪ למ"ק הצטברו בקופת האגודה עודפים של מעל למיליון שקלים מעבר להפרשות המחוייבות לקרן המים (כ- 200א'ש"ח בממוצע לשנה בשנים 2010-2015) ששימשו את האגודה לפעילויותיה, בין השאר, גם כאלה שלא הופיעו בתקציב, ויתכן גם  שלא אושרו כנדרש, מצאה לנכון הועדה לבדוק את הנושא לעומק. לשם כך ביקשנו מהמזכירות את המידע שברובו או אף כולו צריך היה להיות קיים וזמין. בבדיקת הפרוטוקולים של המזכירות הנושא מוזכר רק בהקשר של הפסד המים עקב הפחת בדיונים שהתקיימו לקראת ההחלטה להחלפת כל מדי-המים ללא פרטים על איכות הדיונים בנושא והחלופות שהוצעו.

לצערנו, האגודה סירבה למסור נתונים ומידע בנושא ואף סירבה להעביר את החוזה שנחתם עם ארד טכנולוגיות להחלפת כל מדי המים (בהיקף של כ- 200א'ש"ח) בתרוצים שונים של "עומס יתר".

 

  4. נוהל תהליך הצבעות קלפי באמצעות האינטרנט

נבדק נוהל העבודה כיום. הליך ההצבעה מבוסס על GOOGLE SURVAY אשר בסופו של דבר מגיע לאדם אחד המעבד את הנתונים לידי תוצאות ומעביר לוועדת קלפי לניתוח סופי ופרסום התוצאות.

המערכת מקבלת הצבעות כפולות והצבעות של 'לא מורשים' – ללא זכות הצבעה. הגורם המעבד את הנתונים בודק רשימת המצביעים ומנפה/מוחק הצבעות שגויות או כפולות.

הועדה ממליצה

  • לבחון שימוש בתוכנה שאינה מאפשרת הצבעות כפולות.
  • להימנע ממצב בו גורם אחד מרכז תוצאות הצבעה של הציבור.

 

   5. סאמדיי

 הועדה ביקשה  לבדוק את גיבוי החומר במערכת והיכולת של אחרים לגשת למידע האגור באתר בנוגע ליעד. מקוצר זמן הנושא לא טופל. אנו ממליצים לועדת ביקורת הנכנסת לשקול אם לטפל בנושא.

 

   6. בדיקת תהליך קבלת ההחלטות בנושא קיר התמך של הגנים שקרס בפברואר השנה:

הועדה פנתה למזכירות בבקשה למידע.  לא התקבלו נתונים מהמזכירות בנושא, החומר שנאסף חלקי.

  • מספר תושבי יעד פנו במהלך 10 שנים אחרונות למזכירות, ועדת חינוך וועדת בינוי בנושא הקיר האמור. נענו כי ההקיר מטופל ע"י מהנדס ומודד, הם מבצעים מדידות מדי תקופה ובאותה עת נענו הפונים כי אין כל סכנה.
  • בנקודת זמן כלשהי הוחלט במזכירות להפסיק את מדידת הקיר ע"י מודד. לא ידוע אם ההחלטה שלא למדוד את הקיר התקבלה בתיאום עם מהנדס או על דעת החברים. לא ברור אם חברי המזכירות או המזכיר הבינו את משמעות ההחלטה.
  • הליך תיקון הקיר חייב החלטות רבות שלהבנת הועדה נדרש היה לשתף ולידע בו את  הציבור בשקיפות.
    1. מקור תקציבי לביצוע הקיר ואישור התקציב – מעבר לכספי בצ"מ מזכירות
    2. הליך תיחור קבלני לביצוע העבודות
    3. בחירת מהנדס/אדריכל לתכנון הקיר
    4. תכניות קיר התמך החדש זכו להפקדה קצרה באופן חריג מאד - 24ש' מרגע הפירסום ניתנו לחברים לחוות דעה ולהעביר התנגדויות. הליך  יוצא-דופן מעין זה הוסבר כי המצב שלאחר התכנון מהווה סיכון מיוחד ולכן יש להקים את קיר התמך ללא כל דיחוי
  • הערה: הסיכון הגדול מקיר התמך היה בתקופה שלפני הקריסה. לאחר הקריסה, היה דחוף ומיידי לפנות את ההריסות ולגדר את האזור. השלב הבא, שבין סיום התכנון והקמת קיר התמך מחדש אינו מסוכן יותר מכל בנייה שנעשית במושב וניתנת להכלה בסיכון נמוך מאד. בדיעבד הסתבר כי עקב החיפזון, לא הבחנו בכך במועד, והמתכננים הגדילו את רוחב גן הפעוטון בכמטר נוסף לכל אורכו, ולא התאפשר זמן לציבור להציע להותיר רצועת אדמה צרה לגינון שיצמח על הקיר ויטשטש אותו במעט, או, מדרכה ראוייה בצד הכביש (לרצועה הצרה הסלולה ליד הקיר לא ניתן לכנות מדרכה - זו קרוייה "דרך מילוט") .

הועדה מציעה:

  • לבדוק לעומק את הליך העברת המידע בין מזכירות נכנסת למזכירות יוצאת (האם המזכירות בשנת 2018 היתה מודעת לכך שמזכירות קודמת (כלשהי) החליטה להפסיק את ביצוע המלצות המהנדס הבודק לניטור התזוזות בקיר התמך).
  • לעקוב ולתעד פניות הציבור בנושא מפגעים בישוב ובייחוד בנושאי בטיחות ובינוי במטרה להימנע מחזרת אירועים דומים.
  • לא לאפשר לבצע מחטפי תכנון ע"י מתן זמן נאות לציבור להגיב

 

   7. סלילת כביש גישה לעבודות שלב ט'

בדיקת התהליך וקבלת אישור תקציבי.

  • ועדת ביקורת פנתה למזכירות בבקשה להבין מה המקור התקציבי בתקציב יעד 2018 לסלילת תוספת הכביש. המזכירות בתשובתה מצטטת את מנהל ההנדסה במוא"ז משגב שנדמה שאינה רלוונטית לעִניָננו. נראה לנו שנכון היה למזכירות שהשימוש במשאבים העומדים לאגודה ולתושבי יעד יקבעו בהתאם לסדר העדיפויות של החברים והתושבים. בפועל, למרות פנית הועדה להמתין בביצוע הסלילה, המזכירות ביצעה את הסלילה ללא אישור תקציבי. הועדה ממליצה לבדוק מדוע הוחלט לקדם ביצוע ללא אישור (אחד הנושאים באסיפה ביום 10.11.18 הוא אישור בדיעבד של הביצוע האמור), כמו גם לוודא שהדבר אינו חוזר על עצמו.
  • הסתמכות המזכירות על תשובת פקיד בכיר במועצה מעלה עוד שאלה לדיון ציבורי – האם תקציבי המועצה שמועברים ליעד הם נתונים לשימוש עפ"י העדפת המזכירות או חייבים להיות מושקעים עפ"י העדפות התושבים (ראו בנוסף את האמור בס' 8 שלהלן).

 

   8. פעילות המזכירות ופעילות הועד המוניציפאלי – האם יכול להיווצר ניגוד-עניינים?:

מוא"ז משגב החליטה כי מזכירות האגודה תשמש גם כועד מוניציפאלי (זהות הועדים), אותו פיצול כפיפויות וסמכויות קיים גם בועדת ביקורת אך לכאורה לא יוצר ניגוד-עניינים.

המזכירות פועלת מכח תקנון האגודה, בכפוף לפקודת האגודות השיתופיות ומחוייבת כלפי חברי האגודה. הועד המוניציפאלי פועל מכח פקודת העיריות והמועצות האזוריות ומחוייב לפעול לטובת תושבי יעד. יש מצב שאין בהכרח זהות-עניינים בין שתי האוכלוסיות בחלק מהנושאים בהן עוסק הועד המנהל.

ועדת ביקורת מציעה שיתקיים דיון ציבורי רחב (חברי האגודה יחד עם התושבים שאינם חברי אגודה) בכל הסוגיות של ניגודי האינטרסים. המזכירות צריכה להנחות את הדיון תוך מיפוי כל המישורים בהם נראה שעלול להיווצר ניגוד מעין זה.

הנושא עולה לדיון בעקבות העברות כספים מהמועצה למושב יעד בגין "חלף היטל השבחה".

 

   9. נושאים שוטפים של פעולות המזכירות תחת שם נושא זה אנו כוללים סיכום ממצאים בעקבות סריקת כל הפרוטוקולים של המזכירות החל בשנים 2017-2018 (עד פרוטוקול 17.18 מתאריך 29/7/2018)

בתאריך 2/6 הועבר למזכירות מכתב מהועדה עם הערות בנושאים שונים שחלקם חוזרים על עצמם ועם בקשה לקבל הסברים בשאלות השונות. בתאריך 8/7 קיבלנו את תשובת המזכירות שבמיעוט מהמקרים הסכימה איתנו ולא נימקה אך הבטיחה שלהבא יתוקן. ברוב המקרים הצדיקה המזכירות את פעילותה ומתוך ההסבר הצר הבנו שאנו צריכים לפרט את הבקשה. בתאריך 14/8 שלחנו מכתב נוסף ובו הסברים מפורטים את שביקשנו. מכתב זה לא זכה לתגובה

להלן הנושאים שחזרו על עצמם ו/או שיש להם חשיבות בעינינו

  1. סעיפים "חסויים"
    • מצאנו שהמזכירות משתמשת בתוית זו כדי להסתיר מידע מהציבור בהרבה מקרים בהן לא מוזכר אף "פרט" (שם חבר) ולכן לא יתכן שתהיה פגיעה בצנעת הפרט.
    • מצאנו גם שבכל פעם שחבר מתלונן בפני המזכירות גם כאשר נשוא הפנייה הינו מקום ציבורי, עצם הזכרת שם החבר מביא למחיקת הסעיף מפירסומו לציבור (אפשר להשמיט את שם החבר). הציבור זכאי לדעת כל נושא שנוגע לתחום הציבורי.
    • הדבר התמוה מכל שנושא שהוגדר כ"חסוי" הוסתר גם מבעל הדבר! הפרסום לציבור תוקן ספרור הסעיפים כך שלא יהיה ניתן להבין שהוסתרו מעיני הציבור.
  2. משבר גני המועצה הוגדר בפרוטוקול המזכירות כ"מצב משברי" – מדוע לא עודכן הציבור בזמן אמת על עומק המשבר או גודל השבר...
  3. תיקצוב הוצאות לא מתוכננות  - צוינו נושאים שונים לגבי הוצאות שלא ברור מאיזה מקור תקציבי הם נילקחים כמו כן קבלת החלטות בנושאי שכר ובונוס – שאלת הועדה התמקדה במתכונת הדיון איזה מידע בסיסי מצוי בפני חברי המזכירות בבואם לקבל החלטה בנושא זה (למשל, האם מוצג בפני המחליטים עלות השכר הנוכחית לאגודה לעומת העלות לאחר קבלת התוספות לרבות ההשלמות הנדרשות, אם נדרשות, לקופות הפיצויים והפנסיה וכדו'). לא זכינו לקבל לעיון את תבנית הסכם השכר הנחתם עם העובדים  ואת כל החריגים במידה וקיימים.

 

   10. קשר עם המזכירות

הועדה עשתה מאמצים לקיים קשר והתנהלות עניינית ומכובדת מול המזכירות.

יוסי פריאל נבחר בועדה להיות איש הקשר מול המזכירות. נערכו מספר פגישות ושיחות בין יוסי פריאל ובנג'י יו"ר המזכירות להשגת הבנות ודרכי עבודה.

 

פרק ג': סיכום

ראינו צורך להרחיב ולהעמיק את עבודת ועדת ביקורת לאור גידול הקהילה והיקפי פעילותה. אנו סבורים כי הישוב מתנהל באופן סביר ובניקיון כפיים. יחד עם זאת קיימות תופעות ותקלות שיש לתקן. אנו מסיימים שנת עשייה קצרה מהרגיל בתחושה מסויימת של החמצה - מחד, ומאידך, אנו גאים במה שכן עשינו, במאמץ מרוכז ותכליתי,

אנו מאחלים לכל הועדות מכאן ולהבא שיצליחו בכהונתם תוך עשייה משמעותית.

 

 

על החתום:

ועדת ביקורת 2018

יוסי פריאל, יגאל ורבל, אלי גולדברג, נחמיה קופמן.